Software Alidata SIA S2 Gestão Oficinas

 

O software Alidata SIA® | S2® Gestão de Obras e Oficinas destina-se a empresas do ramo automóvel/equipamentos, de assistência técnica, reparações, serviços ou de produção não estandardizada, que pretendam trabalhar com obras que controlam números de série, matrículas ou chassi.

Permite efectuar a gestão de todo o ambiente oficinal, nomeadamente serviços, marcações, obras, orçamentos, tempos de empregados, material, garantias, custos por obra, diversos históricos, entre outras funcionalidades. A aplicação está concebida de forma a poder trabalhar num ambiente multi-oficinal, em diferentes secções e/ou oficinas, o que permite não só uma melhor percepção de toda a informação, como também a possibilidade de cruzar toda essa informação.

 

 

OBRAS DE REPARAÇÃO E OBRAS DE PRODUÇÃO

As obras podem ser de reparação ou de produção. Integra um conjunto defuncionalidades essenciais para uma gestão eficaz das obras. Permite criar automaticamente as obras a partir de marcações ou orçamentos, com acesso à lista de material, indicação das quantidades previstas e efectivamente gastas, e ainda com possibilidade de reserva de material. É possível fazer encomendas para uma folha de obra específica. As obras podem ser controladas por estados, em que só é possível efectuar determinada acção quando estiver num determinado estado.

Nas obras de produção permite fazer entradas de produção de produtos simples ou compostos, bem como controlar os números de série produzidos. Permite consultar o histórico dos serviços realizados e a realizar, multi-pagador, controlar a lista de material, reservar material, encerrar total ou parcialmente uma ordem de reparação/produção, simular pagamentos na totalidade ou por entidade pagadora, fazer a análise dos totais parciais da obra já facturados de mão-de-obra material, entre outros. Permite também controlar os documentos pendentes, com possibilidade de não permitir abrir folha de obra caso existam documentos em atraso.

GESTÃO DE ORÇAMENTOS

Permite gerir toda a parte de orçamentação, deste a sua elaboração, controlo dos adjudicados, criação de folhas de obra a partir de orçamentos (e vice versa), facturação directa a partir de orçamentos, pedidos de cotação a fornecedores a partir de orçamentos a clientes, etc.

Permite criar revisões (que ficarão registadas por número), definir diferentes margens para mão-de-obra e material, diferentes descontos também para mão-de-obra material, valor total para facturar o orçamento ou a linha, etc. É possível criar orçamentos multi-opção e adjudicar apenas uma das opções. Possui um painel que permite fazer o acompanhamento do estado dos orçamentos, com informação sobre previsões, gastos e desvios.

GESTÃO DE SERVIÇOS

Os serviços são caracterizados e configurados na sua ficha e sempre identificados por referência e descrição. Estes podem ser simples e/ou compostos. Um serviço composto é um serviço que é composto por outros serviços. A ficha do serviço contém informação diversa, como a natureza (interno, externo, garantia, etc.), a previsão da lista de material e da mão-de-obra, os preços especiais, bem como um conjunto de parametrizações que permitem uma melhor gestão da oficina. Os serviços podem ser predefinidos por modelo ou matrícula.

Todos os serviços efectuados são guardados em histórico.

REABERTURA DE OBRAS E ORÇAMENTOS

Permite reabrir e alterar obras e orçamentos que já estejam encerrados. Só é possível reabrir a última revisão de cada orçamento, tal como o encerramento só pode ser feito na última revisão, caso exista mais do que uma.

FACTURAÇÃO AUTOMÁTICA

As obras encerradas ficam disponíveis para facturação automática.

MARCAÇÃO E AGENDA DE SERVIÇOS

Possibilita a gestão das marcações efectuadas na oficina para uma determinada data, ao mesmo tempo que ajuda a equilibrar a oficina, no que diz respeito à gestão do tempo dos colaboradores intervenientes na execução dos serviços. A agenda de oficina permite obter uma visão geral dos serviços marcados e realizados na oficina. Auxilia o utilizador nas tarefas de agendamento e organização da oficina, possibilitando a marcação de serviços e a consulta de serviços marcados.

DISPONIBILIDADE DA OFICINA/SECÇÕES

Permite visualizar a percentagem de ocupação da oficina e das diferentes secções pelo calendário. É possível visualizar graficamente as percentagens de ocupação da oficina/secções, bem como visualizar o histórico de serviços e os serviços a realizar, o que permite obter um total enquadramento da oficina com a viatura/equipamento.

PLANEAMENTO DE RECURSOS

O planeamento dos recursos da empresa permite planear e visualizar a ocupação e disponibilidade dos mesmos. Todos os recursos, sejam humanos ou físicos (espaços ou equipamentos), devem ser controlados para prever disponibilidades e evitar sobreposições. Mediante os recursos existentes, é preciso planear os serviços de acordo com a disponibilidade. Esse planeamento pode ser feito pela marcação, pela folha de obra ou pelos serviços pendentes.

MANUTENÇÃO PREVENTIVA

Para todas as viaturas e equipamentos abertos no programa é possível inserir planos de manutenção preventiva ou manutenções isoladas de serviços a executar. Isto vai permitir notificar o cliente que deve efectuar um serviço.

Esta manutenção preventiva pode ser definida por modelo ou mesmo pela própria viatura ou equipamento. Permite calcular automaticamente a próxima manutenção, com a possibilidade de enviar directamente avisos por carta, e-mail ou SMS. Os serviços podem ser periódicos, a efectuar após um período de datas, horas de trabalho, quilómetros ou combustível gasto. Também as folhas de obra podem ser abertas automaticamente quando vêm da manutenção preventiva.

PLANOS E CONTRATOS DE MANUTENÇÃO

Os planos de manutenção podem ser definidos por modelo e ter associada uma lista de material e tempos padrão de execução do(s) serviço(s).

Para todas as viaturas ou equipamentos podem ser feitos contratos de manutenção. Estes contratos podem ser de diversos tipos e renováveis.

CONTROLO DE GARANTIAS

As garantias podem ser configuradas para vigorar durante um período ou intervalo de datas, bem como horas de trabalho ou quilómetros percorridos.

ÁRVORE DE EQUIPAMENTOS

Os equipamentos podem ser interligados e originar uma árvore, com vários níveis, órgãos e sub-órgãos.

MAPA DE SERVIÇOS

Este mapa destaca-se dos inúmeros que é possível visualizar pois permite uma parametrização bastante detalhada das obras e de todas as informações associadas, como serviços, listas de material, tempos de execução ou entidades.

RECOLHA DE TEMPOS

Permite efectuar a gestão dos tempos dos colaboradores envolvidos na execução dos serviços e obter uma comparação entre o tempo despendido e a previsão efectuada. O lançamento pode ser feito manualmente, com introdução de hora de início e de fim, ou de forma automática através do quiosque de recolha de tempos.

QUIOSQUE DE RECOLHA

Para automatizar o processo de recolha de tempos e lançamento de peças, integra um quiosque que se posiciona habitualmente na zona de serviço. Cada funcionário é identificado pela fotografia, nome, número ou cartão de identificação. Permite trabalhar em várias obras em aberto, adicionar linhas às obras, escrever relatórios (para controlo de qualidade), aceder a documentação técnica necessária à execução de serviços, controlar a mão-de-obra orçamentada, fazer ligação com PDA’s para pedidos de peças, fazer interligação com o planeamento, etc.

ANÁLISE DE VIATURAS/EQUIPAMENTOS

Permite a gestão das viaturas/equipamentos existentes no sistema de informação, desde as suas características principais, passando pelas características do modelo, com acesso ao histórico geral de serviços e às garantias.

ANÁLISES DE RENTABILIDADE

Permite emitir análises de rentabilidade por operário e secção, controlando as horas trabalhadas face às horas facturadas, os tempos mortos e as horas extra. Emite mapas de facturação, material e mão-de-obra.

INTERLIGAÇÃO COM CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS E SOFTWARE DE ORÇAMENTAÇÃO

O software Alidata® possui interligação com vários catálogos electrónicos de peças e serviços e com uma ferramenta de cálculo de orçamentação. Permite identificar de forma rápida e segura a pesquisa de peças de substituição e serviços, o que resulta na simplificação do processo e num resultado sempre correcto.

Diversas bases de dados, com informação técnica para automóveis e veículos comerciais, o que assegura que uma oficina profissional tenha acesso directo do software Alidata® à mais actualizada informação para realizar de forma eficaz trabalhos de orçamentação, assistência, diagnóstico e reparação. Isto vai permitir que o sistema de informação melhore os resultados da  oficina, pois possui um centro informações completo.

 

 

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